Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 21 października 2026 r.

W tym dokumencie wyjaśniamy, kto przetwarza Twoje dane osobowe, gdy korzystasz ze strony smartboks.pl, kontaktujesz się z nami w sprawie wynajmu schowka, magazynu lub garażu albo przebywasz na terenie obiektu Smartboks. Piszemy też, w jakim celu to robimy i jakie masz prawa.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Tynk-Bud Przemysław Panek, Nowy Jędrzejów 88, 05-306 Jakubów, prowadzący działalność pod marką Smartboks (obiekt: ul. Klonowa 72, 05-300 Mińsk Mazowiecki).

Kontakt w sprawach danych osobowych:

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych (IOD). Wszystkie pytania kieruj na powyższe dane kontaktowe.

2. Jakie dane zbieramy i skąd

Zbieramy dane, które sam nam przekazujesz:

  • w formularzu kontaktowym: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz) i treść wiadomości,
  • w wiadomości e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej: dane, które podasz, np. imię i nazwisko, numer telefonu i informację, jakiej jednostki szukasz,
  • przy zawarciu umowy najmu: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres, NIP (jeśli prowadzisz firmę), numer telefonu, adres e-mail, dane do faktury oraz numer rachunku bankowego potrzebny do zwrotu kaucji.

Zbieramy też dane automatycznie:

  • gdy korzystasz ze strony: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz o tym, jak korzystasz ze strony (pliki cookies i podobne technologie, opis w punkcie 9),
  • gdy przebywasz na terenie obiektu: Twój wizerunek i numer rejestracyjny pojazdu mogą zostać zarejestrowane przez monitoring (opis w punkcie 8).

Podanie danych jest dobrowolne. Bez nich nie będziemy jednak mogli odpowiedzieć na zapytanie ani zawrzeć umowy najmu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila lub telefonu, przedstawienie oferty i umówienie oglądania obiektu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie), a gdy zapytanie nie dotyczy umowy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiadanie na korespondencję).
  • Zawarcie i wykonanie umowy najmu, w tym nadanie indywidualnego kodu dostępu, rozliczenie i zwrot kaucji oraz kontakt w sprawach najmu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
  • Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych).
  • Ochrona obiektu i mienia za pomocą monitoringu wizyjnego i alarmu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo osób i mienia na terenie obiektu).
  • Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
  • Statystyki odwiedzin strony (Google Analytics): art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies).
  • Zapewnienie poprawnego i bezpiecznego działania strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

4. Jak długo przechowujemy dane

  • Zapytania, które nie zakończyły się umową: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a potem je usuwamy.
  • Dane z umowy najmu: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
  • Faktury i dokumenty księgowe: przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  • Nagrania z monitoringu: przez 7 dni, a potem są automatycznie nadpisywane. Jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu, przechowujemy je do jego prawomocnego zakończenia.
  • Dane analityczne: zgodnie z ustawieniami Google Analytics, nie dłużej niż 14 miesięcy.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania.

5. Komu przekazujemy dane

Twoje dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, które pomagają nam prowadzić działalność, i tylko w niezbędnym zakresie:

  • dostawca hostingu strony internetowej: LH.pl Sp. z o.o.,
  • dostawca poczty e-mail: OVH Sp. z o.o.,
  • podmioty świadczące nam usługi księgowe i informatyczne (obsługa techniczna strony),
  • firma ochrony obiektu, która reaguje na sygnał alarmu,
  • Google Ireland Limited (Google Analytics, Mapy Google),
  • organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy prawa (np. policja przy zgłoszeniu kradzieży).

Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich innym firmom w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystając z usług Google, Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Google LLC uczestniczy w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, na podstawie którego Komisja Europejska uznała odpowiedni stopień ochrony danych. Google stosuje też standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych (gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy),
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec monitoringu,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (np. przez zmianę ustawień cookies na stronie).

Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@smartboks.pl lub zadzwoń pod numer 607 908 586.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię w rozumieniu RODO.

8. Monitoring wizyjny obiektu

Teren obiektu Smartboks przy ul. Klonowej 72 w Mińsku Mazowieckim jest objęty monitoringiem wizyjnym, który nagrywa całą dobę. Obiekt jest też chroniony systemem alarmowym, a po włączeniu alarmu przyjeżdża firma ochrony.

  • Cel: bezpieczeństwo osób i ochrona mienia najemców i administratora na terenie obiektu.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
  • Zakres: wizerunek osób i pojazdy (w tym numery rejestracyjne) na terenie objętym kamerami. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych.
  • Okres przechowywania: 7 dni, po czym nagrania są automatycznie nadpisywane, chyba że stanowią dowód w postępowaniu.
  • Odbiorcy: firma ochrony obiektu i, na ich żądanie, uprawnione organy (np. policja).

9. Pliki cookies

Cookies to małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Na stronie smartboks.pl używamy:

  • cookies niezbędnych: potrzebnych do działania strony i zapamiętania Twoich wyborów w banerze cookies. Nie wymagają zgody.
  • cookies analitycznych (Google Analytics): pomagają nam sprawdzić, ile osób odwiedza stronę i z jakich podstron korzysta. Używamy ich tylko po wyrażeniu przez Ciebie zgody.
  • cookies zewnętrznych usług (Mapy Google): mapa dojazdu ładuje się dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookies, ponieważ może zapisywać pliki cookies Google.

Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Możesz też zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może utrudnić korzystanie ze strony. Szczegóły znajdziesz w Polityce plików cookies.

10. Bezpieczeństwo

Strona korzysta z szyfrowanego połączenia (SSL/HTTPS). Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez administratora.

11. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować tę politykę, np. po zmianie narzędzi na stronie lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany znajduje się na górze dokumentu.